Quy trình xử lý kỷ luật lao động

Ngày đăng: 05-Feb-2015

Cơ sở pháp lý để xử lý kỷ luật lao động:

  • Bộ luật Lao động 2012;
  • Nội quy lao động của Công ty đã được đăng ký tại Phòng Lao động Thương binh và Xã hội đối với Doanh nghiệp trong nước hoặc tại Sở Lao động Thương binh và Xã hội đối với doanh nghiệp nước ngoài.

 

     BƯỚC 1: KIỂM TRA QUI ĐỊNH CỦA NỘI QUY LAO ĐỘNG    

Trước khi xử lý kỷ luật lao động, Doanh nghiệp phải kiểm tra xem hành vi của Người lao động (sau đây gọi tắt là “NLĐ”) có thuộc hành vi vi phạm được quy định trong Nội quy lao động hay không, nếu hành vi đó không được quy định thì không được xử lý kỷ luật lao động. Khoản 3 điều 128 Bộ Luật lao động quy định Xử lý kỷ luật lao động đối với người lao động có hành vi vi phạm không được quy định trong nội quy lao động”. Một số trường hợp có thể xảy ra như sau:

1.1. Nội quy lao động quy định cùng một hành vi nhưng có hai hình thức xử lý kỷ luật lao động (một hình thức cao và một hình thức thấp). Về lý thuyết, doanh nghiệp cần phải xem xét hình thức xử lý kỷ luật lao động nào phù hợp trong trường hợp này hơn và áp dụng hình thức đó. Tuy nhiên, nếu áp dụng hình thức xử lý kỷ luật cao hơn thì dễ bị bắt bẻ, Doanh nghiệp không thể đưa ra bất cứ lập luận nào để chứng minh được hành vi đó thuộc trường hợp xử lý kỷ luật cao hơn. Do đó, trong trường hợp này nên áp dụng hình thức xử lý kỷ luật thấp hơn. 

Biện pháp khắc phục: khi xây dựng Nội quy lao động, phải kiểm tra thật kỹ có hành vi nào thuộc cả hai hình thức xử lý kỷ luật lao động hay không hoặc sử dụng theo phương pháp sự lựa chọn của Doanh nghiệp trong từng trường hợp. Ví dụ: kéo dài thời hạn nâng lương không quá 6 tháng hoặc cách chức đối với hành vi sau … 

1.2. Hành vi thuộc trường hợp cách chức: chỉ áp dụng được hình thức kỷ luật này nếu NLĐ có chức vụ, nếu không có chức vụ thì không áp dụng được.  

Biện pháp khắc phục: Doanh nghiệp quy định những hành vi kéo dài thời hạn nâng lương không quá 6 tháng hoặc cách chức đối với cùng một hành vi.

1.3. Hành vi này thuộc trường hợp sa thải: Doanh nghiệp cần phải kiểm tra lại hành vi này có thuộc trường hợp bị xử lý kỷ luật sa thải theo quy định của Điều 126 Bộ Luật lao động 2012 hay không, nếu:

  • Thuộc một trong những trường hợp quy định trong Bộ Luật lao động 2012 thì được phép xử lý kỷ luật lao động sa thải;
  • Không thuộc một trong những trường hợp quy định trong Bộ Luật lao động thì phải lựa chọn hình thức xử lý kỷ luật khác nếu hành vi này thuộc trường hợp theo hình thức xử lý kỷ luật khác, nếu không có quy định trong hình thức kỷ luật khác thì không thể xử lý được. 

Biện pháp khắc phục: khi xây dựng Nội quy lao động, sử dụng toàn bộ các hình thức xử lý kỷ luật lao động được quy định trong Điều 126 Bộ Luật lao động 2012, cụ thể như sau:

  • (a) Trộm cắp;
  • (b) Tham ô;
  • (c) Đánh bạc;
  • (d) Cố ý gây thương tích;
  • (e) Sử dụng ma tuý trong phạm vi nơi làm việc;
  • (f) Tiết lộ bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ;
  • (g) Xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ của Doanh nghiệp;
  • (h) Có hành vi gây thiệt hại nghiêm trọng về tài sản, lợi ích của Doanh nghiệp;
  • (i) Có hành vi đe doạ gây thiệt hại đặc biệt nghiêm trọng về tài sản, lợi ích của Doanh nghiệp;
  • (j) NLĐ bị xử lý kỷ luật kéo dài thời hạn nâng lương mà tái phạm trong thời gian chưa xoá kỷ luật hoặc bị xử lý kỷ luật cách chức mà tái phạm.
  • (k) NLĐ tự ý bỏ việc 05 ngày cộng dồn trong 01 tháng hoặc 20 ngày cộng dồn trong 01 năm mà không có lý do chính đáng. Các trường hợp được coi là có lý do chính đáng bao gồm: thiên tai, hoả hoạn, bản thân, thân nhân bị ốm có xác nhận của cơ sở khám bệnh, chữa bệnh có thẩm quyền và các trường hợp khác được quy định trong nội quy lao động.

Các hành vi được quy định từ mục (a) đến (g): Không cần phải gây hậu quả nghiêm trọng như trước đây, mà chỉ cần thực hiện hành vi này là đủ. Đây là cách hiểu hiện tại của chuyên viên Sở LĐ TB&XH thành phố Hồ Chí Minh, nhưng việc này có thể thay đổi trong trường hợp Chính Phủ hoặc Bộ LĐ TB&XH có văn bản hướng dẫn thi hành khác.

Hành vi mục (h): NLĐ thực hiện bất cứ hành vi nào gây thiệt hại nghiêm trọng cho Doanh nghiệp đều có thể xử lý được (đã phát sinh thiệt hại). Tuy nhiên, Doanh nghiệp phải quy định mức thiệt hại như thế nào được xem là thiệt hại nghiêm trọng trong nội quy lao động và mức này phải lớn hơn 5 triệu đồng (Điều 14 Nghị định 41-CP năm 1995). 

Hành vi (i): NLĐ thực hiện bất cứ hành vi nào đe dọa gây thiệt hại đặc biệt nghiêm trọng cho Doanh nghiệp đều có thể xử lý được (chưa phát sinh thiệt hạn). Tuy nhiên, Doanh nghiệp phải quy định mức thiệt hại như thế nào được xem là thiệt hại đặc biệt nghiêm trọng trong nội quy lao động. Tuy nhiên, việc xác định một hành vi có đe dọa gây thiệt hại nghiêm trọng hay không gặp nhiều khó khăn trên thực tiễn. Ví dụ 1: NLĐ thực hiện công việc là bơm xăng cho phương tiện đi lại, họ có hành vi hút thuốc tại nơi làm việc à đây là hành vi đe dọa gây thiệt hại đặc biệt nghiêm trọng và thể hiện rất rõ. 

Lưu ý: Khi một NLĐ đồng thời có nhiều hành vi vi phạm kỷ luật lao động thì chỉ áp dụng hình thức kỷ luật cao nhất tương ứng với hành vi vi phạm nặng nhất. 

 

     BƯỚC 2: TƯỜNG TRÌNH LẠI SỰ VIỆC    

2.1. Người phát hiện hành vi vi phạm, cá nhân hoặc tổ chức bị ảnh hưởng, thiệt hại trình bày về việc đã phát hiện hoặc bị ảnh hưởng bởi hành vi của NLĐ như thế nào? 

2.2. NLĐ tường trình sự việc xảy ra bao gồm những nội dung như sau (Mẫu số …):

  • Trình bày chung về diễn biến sự việc;
  • Hành vi của NLĐ;
  • Hậu quả do hành vi này gây ra;
  • Hậu quả có thể xảy ra do hành vi vi phạm gây ra;
  • NLĐ có nhận thấy hành vi của mình vi phạm Nội quy lao động hay không. 

Theo quy định tại điểm a khoản 2 mục 4 Thông tư số 19/2003/TT-BLĐTBXH, NLĐ phải trường trình diễn biến sự việc xảy ra trong vòng 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được yêu cầu của Doanh nghiệp. Trong trường hợp NLĐ không tường trình thì Doanh nghiệp vẫn được quyền tiến hành xử lý kỷ luật lao động. 

2.3. Người làm chứng hoặc những người có liên quan khác trình bày về vụ việc. 

Lưu ý: Yêu cầu NLĐ và những người có liên quan khác tường trình về vụ việc nhằm thu thập thông tin, tài liệu, chứng cứ cho buổi họp xử lý kỷ luật lao động. Do đó, những bản tường trình này đều phải làm bằng văn bản có ghi đầy đủ thông tin của cá nhân, tổ chức và nội dung biên bản thể hiện rõ sự việc.  

 

     BƯỚC 3: THU THẬP TÀI LIỆU, CHỨNG CỨ    

Tùy vào từng trường hợp cụ thể mà các chứng cứ, tài liệu khác nhau. Nhưng nhìn chung, các chứng cứ được thu thập phải tập trung vào một nội dung được xác định trước và thể hiện được những vấn đề sau:

  • NLĐ có thực hiện hành vi vi phạm này;
  • NLĐ có lỗi khi thực hiện hành vi này (không thuộc các trường hợp bất khả kháng hoặc trường hợp khác buộc NLĐ phải thực hiện hành vi này);
  • Điều khoản vi phạm trong Nội quy lao động. 

 

     BƯỚC 4: THỜI HIỆU XỬ LÝ KỶ LUẬT LAO ĐỘNG    

Doanh nghiệp phải kiểm tra thời hiệu xử lý kỷ luật lao động còn hay không. Thời hiệu được bắt đầu từ ngày xảy ra hành vi vi phạm, đối với hành vi vi phạm xảy ra trong thời gian dài hoặc hành vi vi phạm đó được thực hiện bởi nhiều hành vi thì thời hiệu bắt đầu từ ngày kết thúc hành vi vi phạm hoặc xảy ra hành vi cuối cùng.

4.1. Thời hiệu xử lý kỷ luật lao động:

  • 06 tháng
  • 12 tháng đối với trường hợp hành vi vi phạm liên quan trực tiếp đến tài chính, tài sản, tiết lộ bí mật công nghệ, bí mật kinh doanh của Doanh nghiệp;

4.2. Khi hết thời gian quy định dưới đây, nếu còn thời hiệu để xử lý kỷ luật lao động thì Doanh nghiệp tiến hành xử lý kỷ luật lao động ngay, nếu hết thời hiệu thì được kéo dài thời hiệu để xử lý kỷ luật lao động nhưng tối đa không quá 60 ngày kể từ ngày hết thời gian này:

  • Nghỉ ốm đau, điều dưỡng;
  • Nghỉ việc được sự đồng ý của người sử dụng lao động;
  • Đang bị tạm giữ, tạm giam;
  • Đang chờ kết quả của cơ quan có thẩm quyền điều tra xác minh và kết luận đối với hành vi vi phạm đối với những hành vi bị xử lý kỷ luật cách chức;
  • Lao động nữ có thai, nghỉ thai sản;
  • NLĐ nuôi con nhỏ dưới 12 tháng tuổi.

4.3. Quyết định xử lý kỷ luật lao động phải được ban hành trong thời hạn trên.

 

     BƯỚC 5: THỜI GIAN KHÔNG ĐƯỢC XỬ LÝ KỶ LUẬT LAO ĐỘNG HAY KHÔNG    

Nếu người lao động đang trong thời gian không được xử lý kỷ luật lao động thì Doanh nghiệp phải chờ cho đến khi hết thời gian này mới được xử lý kỷ luật lao động và phải xử lý trong vòng 60 ngày nếu thời hiệu xử lý đã hết. Các khoản thời gian như sau:

  • Nghỉ ốm đau, điều dưỡng; nghỉ việc được sự đồng ý của người sử dụng lao động;
  • Đang bị tạm giữ, tạm giam;
  • Đang chờ kết quả của cơ quan có thẩm quyền điều tra xác minh và kết luận đối với hành vi vi phạm;
  • Lao động nữ có thai, nghỉ thai sản; NLĐ nuôi con nhỏ dưới 12 tháng tuổi.

 

     BƯỚC 6: TẠM ĐÌNH CHỈ CÔNG VIỆC    

6.1. Doanh nghiệp có quyền tạm đình chỉ công việc của NLĐ khi vụ việc vi phạm có những tình tiết phức tạp, nếu xét thấy để NLĐ tiếp tục làm việc sẽ gây khó khăn cho việc xác minh. Tạm đình chỉ công việc phải đáp ứng các điều kiện sau đây:

  • Thực hiện sau khi tham khảo ý kiến của Công đoàn. Người đại diện theo pháp luật là người trực tiếp họp với đại diện ban chấp hành Công đoàn trong trường hợp lấy ý kiến thông qua cuộc họp hoặc là người ký vào văn bản lấy ý kiến của Công đoàn trong trường hợp lấy ý kiến bằng văn bản. Trong trường hợp ủy quyền cho người khác thì phải bằng văn bản;
  • Thời hạn tạm đình chỉ công việc không được quá 15 ngày (trường hợp đặc biệt cũng không được quá 90 ngày);
  • Trước khi bị đình chỉ công việc, NLĐ được tạm ứng 50% tiền lương trước khi bị đình chỉ công việc cho thời gian bị tạm đình chỉ;
  • Trường hợp NLĐ bị xử lý kỷ luật lao động, NLĐ cũng không phải trả lại số tiền lương đã được tạm ứng và Doanh nghiệp cũng không phải trả số tiền lương còn lại;
  • Trường hợp NLĐ không bị xử lý kỷ luật lao động thì được Doanh nghiệp trả đủ tiền lương cho NLĐ.

6.2. Quyết định tạm đình chỉ công việc nên có ghi nhận trách nhiệm của NLĐ trong thời gian tạm đình chỉ là:

  • Phải có trách nhiệm đến làm việc một số ngày cụ thể nhằm hỗ trợ Doanh nghiệp xác minh, điều tra hành vi vi phạm;
  • Không tiếp tục đến làm việc nhưng phải có nghĩa vụ đến đúng thời gian và địa điểm theo thông báo của Doanh nghiệp;

6.3.Đề nghị NLĐ xác nhận hình thức liên hệ trong thời gian tạm đình chỉ công việc:

  • Điện thoại;
  • Email cá nhân;
  • Địa chỉ cư trú hiện tại;
  • Hoặc hình thức liên hệ khác.

 

     BƯỚC 7: MỜI HỌP XỬ LÝ KỶ LUẬT LAO ĐỘNG    

7.1. Việc mời họp nên được thực hiện bằng văn bản và có xác nhận của NLĐ về việc đã nhận được giấy mời họp.

7.2. Thời điểm mời họp có thể là sáng mời và chiều họp. Tuy nhiên, thời điểm mời họp và thời điểm họp phải có một thời gian hợp lý để NLĐ có thể chuẩn bị cho cuộc họp và tránh trường hợp họ có ý kiến là thời gian mời quá gấp và họ không thể sắp xếp được.

7.3. Trường hợp NLĐ không đến dự buổi họp xử lý kỷ luật lao động đủ 03 lần theo giấy mời họp, Doanh nghiệp có thể xử lý kỷ luật lao động vắng mặt.

Lưu ý: trong trường hợp này phải gửi thư bảo đảm đến địa chỉ của NLĐ, trong nội dung phiếu chuyển phát nhanh ghi rõ là mời họp xử lý kỷ luật lao động. Và phương án tốt nhất là sử dụng thêm việc mời họp qua email cá nhân của NLĐ.

 

     BƯỚC 8: HỌP XỬ LÝ KỶ LUẬT LAO ĐỘNG    

8.1. Những người tham gia phiên họp:

  • Người đại diện theo pháp luật của Doanh nghiệp hoặc người được uỷ quyền là người chủ trì. Người đại diện theo pháp luật chỉ được ủy quyền trong trường hợp đi vắng và không thể tham gia dự họp; Trường hợp NLĐ là nhân viên làm việc tại chi nhánh thì người chủ trì phiên họp xử lý kỷ luật lao động vẫn phải là Người đại diện theo pháp luật. Nếu Giám đốc chi nhánh hoặc người khác là tham gia thì phải có giấy ủy quyền.
  • Người đại diện Ban chấp hành công đoàn cơ sở hoặc Ban chấp hành công đoàn lâm thời trong đơn vị;
  • Trường hợp Doanh nghiệp không có ban chấp hành công đoàn thì Doanh nghiệp phải mời đại diện ban chấp hành Công đoàn cấp trên đến tham dự;
  • NLĐ;
  • Cha, mẹ hoặc người đỡ đầu hợp pháp nếu đương sự là người dưới 15 tuổi;
  • Người làm chứng (nếu có);
  • Người bào chữa cho đương sự (nếu có);
  • Những người khác do người sử dụng lao động quyết định (nếu có).

8.2. Trình tự phiên họp gồm có:

  • Người chủ trì tuyên bố lý do và giới thiệu nhân sự
  • NLĐ trình bày bản tường trình diễn biến sự việc xảy ra. Trường hợp không có bản tường trình của NLĐ thì người chủ trì trình bày biên bản xảy ra hoặc phát hiện sự việc (ghi rõ lý do không có bản tường trình);
  • Người chủ trì trình bày hồ sơ xử lý kỷ luật;
  • Người làm chứng trình bày (nếu có);
  • Người chủ trì chứng minh lỗi của NLĐ và xác định hành vi vi phạm ứng với hình thức kỷ luật lao động theo quy định của pháp luật được cụ thể hóa trong nội quy lao động;
  • Người đại diện Ban chấp hành công đoàn cơ sở hoặc Ban chấp hành công đoàn lâm thời trong đơn vị, đương sự, người bào chữa cho đương sự (nếu có) nhận xét về nội dung mà người chủ trì chứng minh lỗi của NLĐ và xác định hành vi vi phạm ứng với hình thức kỷ luật lao động đúng hay sai theo quy định của pháp luật, nội quy lao động;
  • Kết luận của người chủ trì về hành vi vi phạm kỷ luật ứng với hình thức kỷ luật lao động;

 

     BƯỚC 9: QUYẾT ĐỊNH XỬ LÝ KỶ LUẬT LAO ĐỘNG    

Thời hạn ban hành quyết định xử lý kỷ luật lao động: không nhất thiết phải sau 7 ngày kể từ ngày xử lý kỷ luật lao động nhưng phải trong thời hiệu xử lý kỷ luật lao động.

 

     NHỮNG ĐIỀU CẦN LƯU Ý    

1. Nội quy lao động phải được đăng ký tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền, trong trường hợp có sự sửa đổi, bổ sung nội quy lao động thì phải được đăng ký lại. Các bước đăng ký nội quy lao động như sau:

  • Bước 1: Tham khảo ý kiến của ban chấp hành công đoàn cơ sở tại Doanh nghiệp
  • Bước 2: Đăng ký tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Đối với doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài: Sở LĐTB&XH cấp tỉnh/thành phố trực thuộc trung ương; Đối với doanh nghiệp trong nước: Phòng LĐTB&XH cấp huyện/quận/thị xã/thành phố trực thuộc tỉnh.
  • Bước 3: Thông báo đến NLĐ về Nội quy lao động và những nội dung chính phải được niêm yết ở những nơi cần thiết tại nơi làm việc. Doanh nghiệp có thể niêm yết cả Nội quy lao động tại khu vực NLĐ dễ nhìn thấy à Tránh trường hợp NLĐ có ý kiến về việc không biết nội dung của Nội quy lao động nên vi phạm.

2. Tái phạm là thực hiện lại một hành vi đã bị xử lý kỷ luật lao động. Ví dụ: Người lao động có hành vi nghỉ 02 ngày trong một tháng và đã bị xử lý kỷ luật lao động kéo dài thời hạn nâng lương hoặc cách chức, sau đó NLĐ lại vi phạm nghỉ 02 ngày trong một tháng nữa và trong thời gian chưa được xóa kỷ luật, Doanh nghiệp được quyền xử lý kỷ luật lao động đối với NLĐ này.

3. Phiên họp xử lý kỷ luật lao động phải có Đại diện ban chấp hành công đoàn cơ sở của Doanh nghiệp tham dự hoặc trước khi tạm đình chỉ công việc phải tham khảo ý kiến của ban chấp hành Công đoàn cơ sở. Trường hợp Doanh nghiệp không có ban chấp hành Công đoàn thì Doanh nghiệp mời đại diện ban chấp hành công đoàn cấp trên tham dự.

 

Để biết thêm thông tin chi tiết về dịch vụ trong lĩnh vực Lao Động và Việc Làm  xin vui lòng liên hệ với chúng tôi qua email: info.ksmlaw@gmail.com hoặc truy cập website: http://ksmlaw.vn/contact.